Elektronisches Archiv – Der Weg zum papierlosen Büro

Ist das papierlose Büro nur eine Vision?
Oder lässt es sich bereits heute in die Praxis umsetzen?
Welche Schritte führen dorthin, wie gestaltet sich der Arbeitsalltag für Mitarbeitende – und was sagen die Behörden dazu?

Wir geben Ihnen hierauf klare Antworten.

Das papierlose Büro – eine erreichbare Vision

Ein Büro ganz ohne Papier – das klingt ambitioniert. Doch wenn wir unter „papierlos“ verstehen, dass:

• alle Geschäftsunterlagen – von Belegen bis hin zum Schriftverkehr – digital verfügbar sind, jederzeit und ortsunabhängig (sofern berechtigt),

• Originaldokumente nicht mehr physisch aufbewahrt werden müssen,

• und alle gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden,

dann ist das papierlose Büro nicht nur eine Vision, sondern ein Ziel, das sich Schritt für Schritt realisieren lässt.

Durch die enge und durchdachte Integration zweier leistungsfähiger Softwarelösungen:

• BDS Baupaket V5 (operative Software)

• IDA – Integriertes Dokument Archiv (Archivierungslösung)

entsteht ein vollständig integriertes System, das diesen Weg sicher und praxisnah ebnet.

Der Weg dorthin – Stufe für Stufe

1. Spoolfile-Archivierung
Alle Ausdrucke wie Journale, Kontoblätter oder Fakturadurchschläge werden nicht mehr gedruckt, sondern direkt digital archiviert.
Dank umfassender Indexierung ist ein gezielter, mehrdimensionaler Zugriff möglich – z. B. nach Geschäftspartner, Projekt oder Zeitraum.

2. Dokumentenarchivierung
Externe Dokumente wie Eingangsrechnungen, Bankbelege oder Lieferscheine werden eingescannt, über Schnittstellen oder e-Mail eingelesen und ebenfalls indexiert.
Die Papieroriginale können danach rechtssicher vernichtet werden – ein physischer Ablagevorgang entfällt.

3. Batch-Import von elektronischen Dateien
Auch digitale Dokumente aus Word, CAD oder anderen Anwendungen werden automatisch übernommen und archiviert.

Was bedeutet das für Ihre Mitarbeitenden?

Dokumentenerstellung und -ablage
Intern erzeugte Belege landen automatisch im Archiv.
Externe Dokumente werden zentral oder dezentral eingescannt – je nach Betriebsstruktur.

Zugriff auf Dokumente
Dokumente lassen sich direkt aus dem Arbeitsprozess heraus aufrufen, etwa über die Funktion „Beleg anzeigen“.
Alternativ kann über den ImageViewer gezielt nach bestimmten Kriterien gesucht werden, z. B. „alle Lieferantenrechnungen einer Baustelle im ersten Quartal“.

Akzeptanz im Alltag
Der Übergang ist sanft: Anfangs werden Mitarbeitende noch Ausdrucke machen, später nur noch solche, die handschriftlich bearbeitet werden müssen.
Schließlich werden Notizen, Kommentare oder Vermerke direkt digital auf dem archivierten Dokument angebracht.

Was sagen die Behörden?

Die Anforderungen variieren je nach Land leicht, doch grundlegend gelten folgende Kriterien (die bereits in vielen Unternehmen etabliert sind):

• Die digitale Archivierung muss originalgetreue und unveränderbare Dokumente liefern – vergleichbar mit der früheren Mikroverfilmung.

• Der Zugriff muss autorisiert erfolgen und für Prüfungen jederzeit möglich sein – idealerweise direkt am Bildschirm.

• Eine nachvollziehbare Verbindung zwischen Beleg und Buchung muss in beide Richtungen gegeben sein.

Die Kombination von IDA – Integriertes Dokument Archiv und BDS V5 erfüllt diese Anforderungen zuverlässig – für eine revisionssichere und zukunftsfähige Archivierung.