Dokumente dort, wo sie gebraucht werden
Im Baualltag entstehen täglich Rechnungen, Lieferscheine, Belege, Auswertungen und technische Unterlagen. Mit IDA – Integriertes Dokument Archiv werden diese Informationen digital und nachvollziehbar aufbewahrt – und stehen berechtigten Mitarbeitenden schnell zur Verfügung, wenn sie im Geschäftsprozess benötigt werden.
Im Zusammenspiel mit dem BDS Baupaket V5 entsteht mehr als eine digitale Ablage: Dokumente bleiben mit den zugehörigen Vorgängen, Buchungen, Geschäftspartnern und Projekten verbunden. Das verkürzt Suchwege, schafft Übersicht und unterstützt den schrittweisen Weg zum papierarmen Büro.
Direkt mit den BDS-Vorgängen verbunden
Intern erzeugte Unterlagen wie Journale, Kontoblätter oder Fakturadurchschläge können ohne Ausdruck direkt archiviert werden. Externe Dokumente – etwa Eingangsrechnungen, Bankbelege oder Lieferscheine – werden zentral oder dezentral eingescannt, über Schnittstellen beziehungsweise per E-Mail übernommen und passend indexiert. Auch bereits digitale Dateien aus Word, CAD und anderen Anwendungen lassen sich gesammelt importieren und archivieren.
Die enge Integration in das Baupaket V5 hält Dokument und fachlichen Vorgang zusammen. Belege können unmittelbar aus dem Arbeitsprozess über „Beleg anzeigen“ aufgerufen werden; die nachvollziehbare Verbindung zwischen Beleg und Buchung besteht in beide Richtungen.
Schnell recherchieren statt lange suchen
Eine umfassende Indexierung ermöglicht die gezielte Recherche nach mehreren Kriterien – beispielsweise nach Geschäftspartner, Projekt oder Zeitraum. Über den ImageViewer lassen sich so auch konkrete Fragestellungen schnell beantworten, etwa: Welche Lieferantenrechnungen gehören zu einer bestimmten Baustelle im ersten Quartal?
Damit stehen Geschäftsunterlagen von Belegen bis zum Schriftverkehr jederzeit und ortsunabhängig zur Verfügung, sofern die jeweilige Berechtigung vorliegt. Notizen, Kommentare und Vermerke können direkt am archivierten Dokument angebracht werden, ohne zusätzliche Papierablage.
Archiv und Workflows greifen ineinander
Auch in den BDS Workflows ist die elektronische Archivierung Teil des durchgängigen Prozesses. Bei der Eingangsrechnungsverarbeitung kann ein Workflow bereits durch Scan oder E-Mail starten; die zugehörigen Dokumente bleiben während der weiteren Bearbeitung erreichbar. In der Materialwirtschaft stellt das BDS Archiv die benötigten Unterlagen mit einem Klick bereit.
So ergänzen sich Baupaket V5, Workflows und Archivierung zu einem nachvollziehbaren digitalen Ablauf: Dokumente werden nicht losgelöst abgelegt, sondern bleiben im Zusammenhang mit der jeweiligen Aufgabe und dem zugrunde liegenden Geschäftsprozess.
Revisionssicher und prüfbar dokumentiert
Die rechtlichen Anforderungen unterscheiden sich je nach Land. Grundsätzlich muss eine digitale Archivierung Dokumente originalgetreu und unveränderbar aufbewahren, den Zugriff auf autorisierte Personen beschränken und Unterlagen für Prüfungen jederzeit verfügbar machen. Ebenso wichtig ist die lückenlose Zuordnung zwischen Beleg und Buchung.
Die Kombination aus IDA und BDS V5 unterstützt diese Anforderungen für eine revisionssichere und zukunftsfähige Dokumentation. Sind die jeweils geltenden gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt, können Papieroriginale nach der Digitalisierung rechtssicher vernichtet werden und der physische Ablagevorgang entfällt.
Schritt für Schritt zum papierarmen Büro
Der Umstieg lässt sich an die Organisation des Unternehmens anpassen. Zunächst werden ausgewählte Ausgaben digital archiviert, anschließend externe Dokumente eingebunden und weitere elektronische Dateien übernommen. Mitarbeitende können ihre gewohnten Abläufe schrittweise weiterentwickeln, bis Ausdrucke nur noch dort entstehen, wo sie tatsächlich erforderlich sind.
Das Ergebnis ist ein übersichtlicher Arbeitsalltag mit weniger Papier, kürzeren Suchzeiten und verlässlich dokumentierten Geschäftsprozessen.