Workflow & Prozessmanagement

Automatisierung und Effizienz für Geschäftsprozesse

Mit dem Modul „Workflow“ machen Bauunternehmen wiederkehrende Geschäftsprozesse im BDS Baupaket V5 klarer, schneller und nachvollziehbar. Abläufe und Prüfschritte lassen sich eigenständig definieren und mit passenden Aktionen verbinden – von Buchungen und OP-Anzeigen bis zum Rechnungsdruck. Ein differenziertes Berechtigungssystem steuert die Bearbeitung gezielt nach Kostenstellen oder Prüfstellen.

Struktur für wiederkehrende Geschäftsprozesse

Die BDS Workflows unterstützen die Automatisierung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie weiterer zentraler Unternehmensprozesse. Sie helfen dabei, Prüfschritte, Zuständigkeiten und Bearbeitungsabläufe einheitlich im BDS Baupaket V5 zu organisieren.

Eingangsrechnungen erfassen, prüfen und freigeben

Der Eingangsrechnungsworkflow bringt eingehende Dokumente, Prüfung und Buchung in einen nachvollziehbaren Ablauf. Relevante Daten, Prüfergebnisse und die elektronische Archivierung stehen dabei direkt im Prozess bereit.

• Workflow-Start durch Scan oder E-Mail mit elektronischer Archivierung
• Verarbeitung von strukturierten E-Rechnungen mit automatischem Import (ebInterface)
• OCR-Datenextraktion für Kopf- und Positionsdaten mit Blumatix Intelligence GmbH
• Integrierte UID-Prüfung und automatische Buchungen (Normal-, Teil- und Schlussrechnungen)
• Visualisierung der Prüfergebnisse mit automatischen Annotationen
• Preis- und Mengenprüfung mit automatischer Korrektursummen-Bildung
• Einfache Formulargenerierung für Storno- und Abstrichschreiben sowie Rechnungsdeckblätter
• Automatische Kontierungsvorschläge aufgrund von Buchungen in der Vergangenheit
• Automatische Preislisten-Abgleich mit Preisprüfung 

Ausgangsrechnungen automatisiert weiterverarbeiten

Auch Rechnungen aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen lassen sich strukturiert übernehmen und weiterverarbeiten – selbst dann, wenn eine Tochtergesellschaft nicht mit BDS fakturiert.

• Start des Workflows über eine E-Mail an eine definierte Adresse
• Automatische Betriebserkennung durch Maskierung des Mailempfängers oder E-Mail-Betreffs
• Optional: OCR-Datenextraktion für automatisierte Verarbeitung

Materialwirtschaft und Dokumente im Zusammenhang

Vom Bestellvorgang bis zum Eingangslieferschein verbinden die Workflows Materialwirtschaft, Preisprüfung und den direkten Zugriff auf zugehörige Dokumente im BDS Archiv.

• in allen Workflows integriert
• Automatische Preisprüfung im Eingangsrechnung-Workflow
• Alle Dokumente mit einem Klick - BDS Archiv

Weitere Abläufe im Unternehmen digital unterstützen

Neben Rechnungen können auch Mahnwesen, Materialwirtschaft und Personalwesen mit klaren, wiederkehrenden Abläufen unterstützt werden.

• Mahnwesen – Automatisierung der Mahnprozesse für offene Forderungen
• Materialwirtschaft – Verwaltung von Lieferscheinen & Terminüberwachung
• Personalwesen – Spesenerfassung, Terminüberwachung und Bewerbungsmanagement